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[每日一水]疫情期間提倡網上辦公,老板們看看這些好用的遠程工具和辦公平臺 [復制鏈接]

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全看 倒序閱讀 道具中心使用道具 樓主  發表于: 02-20
— 本帖被 systemeditor 從 今日濟源 移動到本區(2020-03-25) —

新型肺炎疫情期間,國務院辦公廳發文:適當延長春節放假時間,提倡在家上班網上辦公,減少人群聚集,杜絕病毒感染。下面介紹一下能提高在家辦公效率的一些遠程工具和遠程辦公平臺,供大家參考選用。注:有部分比較好用的國外工具,因為監管原因,在國內不能使用,這里就不再贅述了。遠程辦公本來是基于網絡和工具的不斷進化,帶來的一種更先進的團隊協作模式,這種模式可以突破地域限制,幫助組織面向全球招攬合適的人才,同時也有助于降低辦公成本。萬萬沒想到在今天這個特殊時期被大家反復提起,在目前的情況下,啟動遠程辦公,減少聚集接觸,確實有助于疾病傳播的控制。但遠程辦公并不是適合所有人,工具選擇也各有偏重,我們基于過往的經驗,盤點一些協作工具的相關內容,希望能給大家一些指引和幫助。

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全看 沙發  發表于: 02-20
企業高管對遠程工作最擔心的兩個問題:
  1、員工在家工作效率低,或者不努力工作偷懶怎么辦?
  2、很多工作需要同事之間協同完成,溝通、協同、會議如何進行?
  現在來說說第一個問題,如果讓員工在家上班,那肯定要對員工進行遠程管理,靠員工自覺那是不靠譜的,不可能所有員工都那么自覺的。小蜜蜂遠程辦公平臺很好的解決老板們最擔心的問題。
 
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全看 板凳  發表于: 02-20
小蜜蜂辦公軟件具有以下功能:
  1.快速查看員工遲到、在線、早退、離線情況
  2.快速掌握員工應用占比
  3.了解員工工作時間統計
  4.員工異常狀態
  直播回放
  1.通過直播,員工與企業實時共享工作信息,發現問 題立即反饋、立即調整。
  2.支持多種直播布局組合,提升協同效率
  3.通過回放查看工作記錄,為以后工作提供參考
 
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全看 地板  發表于: 02-20
小蜜蜂在效率管理方面也做得很細致:
  1.個人效率,通過個人效率了解個人工作時長,查看應用占比,了解時間分布情況
  2.團隊效率,快速了解團隊每一位員工的活動時間、靜止時間,生成工作時間報表
  3.應用分析,查看員工所使用軟件的應用占比,了解使用的進程時間
  4.時間分析,可以在時間管理內查看某個時間段內的活動時間,靜止時間;可以快速了解在某個應用上所花費的時間;還可以看到應用top排行數據以及應用時間分布
現在來說第二個問題,同事之間如何溝通協作?這就必須要選用好得協同工具了。為了方便大家快速定位,我們將遠程工作中的幾個關鍵需求分拆為即時溝通、文檔協作、任務看板、文件傳輸、會議討論五個部分。
 
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全看 地下室  發表于: 02-20
即時溝通
  即時溝通主要是 IM 文字類的通訊工具,用于必要的線上溝通。當然,最簡單直接的就是微信拉群,但因為微信會與私人信息混淆,且文件容易失效,所以只適合臨時應急,不推薦團隊長期使用。
Slack
  放眼全球,目前最優秀的團隊即時溝通工具依然當屬 Salck, Salck和小蜜蜂遠程辦公也都是目前增長最快的 SaaS 創業公司。它的特點是優秀的分組(頻道)管理功能,就好像把線上溝通分成了不同的小會議室,可以選擇開放或私密,靈活管理。在聊天功能和界面上也有大量的創新,表情回復可以避免無效刷屏,嵌套回復也是將信息歸類,可以讓其他人更完整地看到某一個話題的討論。Slack 最強大的還是開放的機器人系統,可以通過其他工具的開放接口,自己定制不同的 bot,自動在對話框里推送任務、數據等通知,配合自定義的消息推送機制,實現高效的團隊溝通。很多公司選擇付費使用 Slack ,因為 Slack功能體驗是非常優秀的。問題主要在于中文化和網絡互通穩定性不夠好,如果團隊沒有這方面的障礙,可以好好研究利用。
 
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全看 5樓 發表于: 02-20
QQ / TIM
  為啥推薦 QQ 呢?作為最早從 PC 客戶端演進過來的通訊工具,QQ 保留了大量適合協作的功能,比如大文件傳輸、穩定的多人通話、屏幕共享演示、聊天記錄漫游等,這些都是團隊溝通中常用的功能,QQ 不僅在功能上比微信全面、完善,每個功能點的完成度也很高。可能有不少人都已經放棄 QQ,但其實它的功能一直在優化,對于以溝通需求為主的團隊來說,可以重新去下載試試。當然,基于 QQ 為企業打造的 TIM 也是不錯選擇,有在線文檔、日程管理的支持,但不知道維護情況怎樣,畢竟算是比較邊緣的項目,投入資源應該相對有限。
 
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全看 6樓 發表于: 02-20
 文檔協作
  文檔協作主要是針對規劃解析、會議紀要、合同條款等內容的在線預覽和討論需求,由于內容量比較大,不適合在即時聊天工具里面溝通,需要單獨的協作工具來解決。傳統模式就是 Word 里面的批注功能,需要保存不同版本的文件,傳來傳去。
Notion
  近兩年異軍突起的文檔協作工具,Notion 跟 Slack 有些類似,都是以某一個功能為中心,進行其他功能的聚合。除了基本的文檔筆記功能,官方提供的使用模板就更多了:團隊 Wiki、待辦事項、筆記和草稿、設計規范、閱讀清單、每周議程、團隊日歷……甚至是路線圖,你都可以在 Notion 里完成。正如官方給它的定義:一款「將筆記、知識庫和任務管理無縫整合的協作平臺」。正是因為 Notion 模版的開放性,以至于我派的開發團隊,完全使用它進行產品開發的項目管理了。當然,作為功能豐富的海外工具,Notion 的使用門檻也偏高,除了中文本地化,也需要對 Wiki 知識庫、任務管理等工具有一定的了解,才能更好的駕馭它。
石墨文檔
石墨作為老牌的在線文檔工具,也是我派一直在用的產品,主要是設計比較簡潔,功能又基本夠用。除了編輯器的穩定性,石墨文檔主要是權限設置功能比較豐富,可以向陌生人分享閱讀和編輯權限,也可以設置密碼訪問,適合不同的需求和場景。同時支持 Word、PDF 格式的導出,可以在在聊天和郵件中便捷發送。文檔工具其實并不好做,光多人同時編輯的穩定性就非常考驗技術支持能力,而一旦出現 Bug,數據丟失,后果也非常嚴重。石墨在各個瀏覽器打開,協作編輯能力都比較穩定,值得信賴。
 
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全看 7樓 發表于: 02-20
WPS Office
WPS 目前應該是國內兼容微軟 Office 做得最好的產品,近兩年界面設計也更加簡潔,還推出了團隊協作功能。云文檔默認為每位用戶提供了免費的 1GB 云存儲空間,不僅支持實時同步、查看編輯記錄,還支持全文檢索、歷史版本等功能,可以在所有支持標準 HTML5 瀏覽器上登錄 WPS 賬號后,在任何場景下實現全平臺創作。對于標準文檔比較多的團隊,比如合同、表格等文件,可以嘗試用 WPS 來協作試試,相對 Office 協作來說,免費使用門檻比較低。
iWork 套件
如果團隊成員都是 Mac 電腦,其實 iWork 套件也提供了不錯的在線協作功能。而 iWork 其實是首要保證文檔的一致性,在不同的設備上都能保持一致,而且不需要使用者自己去調整,所以限制了一部分編輯功能(例如自動生成目錄),也放棄了離線功能。再輔以之前提到的在「批準與修改」中的「接受或拒絕」修改的功能,盡可能避免了文檔沖突這種煩心的情況出現。
 
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全看 8樓 發表于: 02-20
任務看板
看板是團隊協作中,對個人任務的另一種呈現形式,可以按照不同的項目或者流程來定制看板,查看進度,是在即時溝通和文檔協作之后的進階能力。
Trello
應該算是看板工具的鼻祖,以看板為主的項目和任務管理工具,同樣簡潔易用,且大部分功能是免費的,我派也在很早就啟用 Trello 進行選題管理和稿件排期。它的特點是可以根據行業的需求進行工作流的靈活定制,包括市場營銷人員、項目規劃師、軟件開發者、高校老師、人力資源經理、婚禮策劃師、全職父母,還有旅游規劃師等等,都在根據自身需求來個性化地使用 Trello 這一可視化工具。
Teambition
Teambition 是本土工具中,接近 Trello 功能又比較多的工具產品,發展了很多年之后,已經被阿里收購。本土工具的優點就是中文化和響應速度都很好,我派主要用來做目標管理和商務流程管理。它的特點是創建項目時提供了 40 多種模板,涵蓋了產品研發、市場營銷、行政人事等多個方面,每個模板都有已經劃分好的任務流程,只要找到合適的項目就能快速創建項目并設置好任務列表。
 
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全看 9樓 發表于: 02-20
文件傳輸
主要針對視頻、批量圖片、程序等大體積文件的存儲和傳輸,也是團隊協作常見的需求。
堅果云
堅果云是國內較早的文件同步服務,定位更偏向于辦公和團隊協作。這意味著它需要在連接的速度、穩定性,以及整個系統的設計上做出足夠的努力。
堅果云的核心優勢在于同步盤功能和文件共享,無論將其用于重要文件夾的存檔和云同步,還是和同事們之間分享大文件,堅果云的表現都很亮眼。
奶牛快傳
奶牛快傳?是近兩年起步的網盤工具,非常適合進行大文件線上分享。它不需注冊就能直接上傳和下載文件,最關鍵的是,上傳下載速度都非常快,完全不限速,也不限制文件體積大小。它的移動網頁版和 iOS 客戶端還支持直接預覽多媒體文件,免除反復下載的痛苦。如果你經常需要和他人快速共享文件,特別是大文件,奶牛快傳一定可以滿足你的需求。
 
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全看 10樓 發表于: 02-20
會議討論
團隊協作中,總有一些需要討論的問題,比如關于目標規劃的確認,關于項目執行的細節,服務于會議的工具就應運而生了。會議的通話部分大家可以選擇小蜜蜂視頻會議系統、 QQ、Skype 、ZOOM、小魚視頻?等專業產品進行解決,小蜜蜂也是國內較早提供音視頻會議功能的企業服務,對于普通網絡的多人視頻會議有更好的優化支持。我們這里主要介紹一些會議過程中的相關工具。
Explain Everything
遠程白板工具,我們可以將會議轉化成一塊共享的白板。然后再將這塊白板分享給參與者,他們在 App 內輸入分享代碼,就可以加入參與編輯。
會議桌
一個專門根據會議需求定制的本土協作產品,特點是運用 WebRTC 的最新技術,無需下載安裝任何插件,在網頁中即可享受便捷的語音、視頻服務。同時提供共享白板,共享文檔展示的功能。
綜合團隊協作工具
前面盤點了一些獨立工具,接下來把幾個大綜合團隊協作工具解析一下。綜合協作工具,就是集成了多個功能,并且將功能打通,形成完整工作流的工具。這類產品的開發和維護要求較高,基本只有頭部互聯網公司才能持續投入,目前比較成型的也就騰訊、阿里、字節跳動三家。
 
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全看 11樓 發表于: 02-20
企業微信
企業微信是基于微信的通信能力,整合了企業內部通訊錄和工作臺,工作臺當中包含日歷、會議、文檔、微盤等基本功能,在第三方應用平臺,還可以找到考勤、財務、CRM、云 OA 等大量應用,還有騰訊自己開發的 TAPD 看板應用。
企業微信整體來說,更像一個中間平臺,沒有針對核心功能做深度的調整,比如即時聊天部分,只比微信增加了已讀狀態,日程和文檔也相對獨立,沒有進行深度的打通。因此企業微信比較適合對工具依賴不強的企業,可以接入自己的 OA 系統到企業微信工作臺,主要用它的聊天和通知功能。目前企業微信開啟了微信用戶的互通能力,就是企業微信成員,可以跟微信用戶拉群溝通,比較適合大量外聯溝通需求或需要社群管理的組織來使用。
釘釘
釘釘是阿里投入巨大的企業服務產品,據說是源于當年【來往】產品的失敗,原班人馬針對中小企業需求打造了釘釘。釘釘的定位則更偏向于管理,圍繞即時聊天,把日程和任務放在首位,要求員工做好自己的工作安排。比較適合傳統的管理中心制企業。
應用中心也提供了基本的網盤、郵件功能,網盤中的文檔能力由 WPS 提供支持,視頻和電話會議功能比較完善,也是傳統企業的常用需求。在應用商店里,提供更多來自第三方的行業解決方案,比如門店賬務、企業采購、固定資產、報銷管理等等,比企業微信更細分,也比較符合阿里服務的企業對象。如果是工作流程比較完善和固定,注重管理和審批的企業,更適合選擇釘釘。
 
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全看 12樓 發表于: 02-20
飛書
飛書是源于字節跳動內部使用的協作工具,因此產品本身帶有字節的文化屬性,強調個體創造能力,盡量減少管理層級。飛書的在即時聊天、日常管理的基礎上,把協作文檔提到了更高的等級,統一稱為云空間。在聊天模塊更接近 Slack 的體驗,更強調討論。日歷模塊也做了較大修改,可以關聯成員、文檔、地點等更多信息。工作臺也已經有不少獨立的第三方應用,包括日常審批、工資單等,同時也可以利用 API 自己開發相關的機器人,比如我派就開發了少數派網站庫存機器人和客服機器人的對接,會自動向指定群組發送通知。飛書相對于前兩者,更適合互聯網、文創類公司,也是我派目前的主要的團隊協作工具。目前正提供限時免費到 5 月。
 
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全看 13樓 發表于: 02-20
最后強調兩句
遠程工作需要好工具,但核心不是工具,還要看行業屬性、公司結構、個體能力等等。我派屬于互聯網領域的文創類組織,團隊不大,管理扁平,本身比較適合遠程模式,但也不算是做得特別好,還在不斷學習和完善當中。但非常時期,以上工具依然可以作為應急的工作解決方案,最后,團隊能不能形成遠程協作的模式,還要具體分析,切勿盲目推崇,折騰團隊。
同時,少數派這里能夠推薦的工作類型始終有限,在同領域或其他領域中如果你有好的工具推薦,也歡迎在本文評論區或 Matrix 社區進行分享。
 
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